Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet

Incap Oyj:n sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan. Tavoitteena on myös liiketoimintaan liittyvien riskien tunnistaminen, arvioiminen ja seuranta.

Incapin hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan ohjauksen ja valvonnan toimivuutta. Incapin sisäistä valvontaa toteuttavat eri tasoilla hallitus, johto ja Incapin henkilöstö.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa johdon varmuus siitä, että

  • toiminnot ovat tehokkaita, toimivia ja strategian mukaisia
  • taloudellinen raportointi ja johdolle annettavat tiedot ovat luotettavia, täydellisiä ja ajantasaisia
  • yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta
  • yhtiössä toimitaan määriteltyjen sisäisten toimintaohjeiden mukaisesti
  • konserni noudattaa sovellettavia lakeja ja määräyksiä

Taloudellisen raportointiprosessin sisäinen valvonta on osa konsernin sisäisen valvonnan kokonaisjärjestelmää. Yhtiön konsernitilinpäätös laaditaan Euroopan yhteisön hyväksymän kansainvälisen tilinpäätöskäytännön mukaisesti. Tilinpäätös sisältää myös suomalaisen kirjanpitolain ja osakeyhtiölain vaatimat lisätiedot. Emoyhtiön tilinpäätös laaditaan noudattaen Suomen kirjanpitolainsäädäntöä.

Incapin talousraportointiprosessi

Konsernin tytäryhtiöt raportoivat kuukausittain konsernin yhteiseen raportointijärjestelmään. Raportoituja lukuja tarkastellaan sekä konsernissa että tytäryhtiössä taloushallinnoissa. Konsernin ulkoistettu taloushallinto toimii konsernin talousosastona ja laatii konsernitilinpäätöksen. Konsernin ulkoistettu talousosasto hoitaa myös suomalaisen emoyhtiön kirjanpidon ja raportoinnin. Viron ja Intian tytäryhtiöiden ulkoinen ja sisäinen laskenta sekä raportointi hoidetaan paikallisten talousosastojen toimesta. Konsernin talousosasto laatii toteuma- ja ennusteraportit osaksi kuukausittaista hallituksen kokousaineistoa. Konsernin taloustoiminnot seuraavat taloudellisen raportoinnin prosessien ja valvonnan noudattamista. Kaikki taloustoiminnot seuraavat myös ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta.

Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin ulkoistettuun taloushallintoon. Standardien pohjalta on luotu konsernin yhteiset kirjausperiaatteet. Konsernin ulkoistettu taloushallinto ohjeistaa koko organisaatiolle kuukausiraportoinnin yleisperiaatteet sekä vastaa budjetointiin ja ennustamiseen liittyvistä raportoinnin erityisohjeista. Konsernin talousosasto jakaa sisäisesti tietoa taloudelliseen raportointiin liittyvistä prosesseista ja käytännöistä. Taloushallinto myös järjestää tarpeen mukaan kohdennettua koulutusta muulle organisaatiolle taloudelliseen raportointiin liittyvistä käytännöistä ja niiden muutoksista.

Roolit ja vastuut

Hallitus kantaa lopullisen vastuun siitä, että talousraportointiin liittyvä sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus tarkastaa ja hyväksyy tilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset sekä muut säännellyt taloudelliset raportit. Toimitusjohtaja ja tytäryhtiöiden johtajat vastaavat tilinpäätös-raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan toteutumisesta. Tässä tehtävässä heitä auttavat konsernin talousosastot.

Konsernin toimitusjohtaja vastaa tehokkaan valvontaympäristön ylläpidosta. Hän huolehtii käytännön tasolla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan hoitamisesta. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että kirjanpitokäytännöt noudattavat lakeja ja että yhtiön taloutta hoidetaan luotettavasti ja asiantuntevasti. Konsernin johtajat ja henkilöstö edistävät taloudellisen raportointiprosessin tehokasta sisäistä valvontaa omalla toiminnallaan.

Valvonta

Konsernin valvontaympäristö perustuu konsernin toimintaperiaatteisiin ja arvoihin. Operatiivisissa yksiköissä noudatetaan konsernitason ohjeita, jotka esimerkiksi sisältävät kirjanpito- ja raportointiohjeita sekä taloudellista raportointia koskevia riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan periaatteita.
Toimitusjohtaja sekä eri toimintojen johtajat vastaavat riittävien valvontatoimien sekä määräysten noudattamista koskevan koulutuksen järjestämisestä yksiköissään. Lisäksi he vastaavat siitä, että heidän omien vastuualueidensa kirjanpito ja hallinto ovat lain, konsernin toimintaperiaatteiden ja Incap Oyj:n hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisia. Valvontatoimilla tarkoitetaan toimintaohjeita ja menettelytapoja, joilla varmistetaan johdon ohjeiden toteutuminen. Näitä valvontatoimia ovat muun muassa hyväksynnät, valtuutukset, tarkastukset, täsmäytykset, suoritusten seuranta, omaisuuden suojaaminen ja tehtävien eriyttäminen.

Omaa toimintaa seurataan yhtiössä jatkuvasti myös erillisten arviointien, kuten sisäisten tarkastusten ja tilintarkastusten, asiakkaiden suorittamien toimittaja-auditointien sekä laatujärjestelmään liittyvien ulkoisten ja sisäisten auditointien avulla.

Taloudellisen raportoinnin valvontaa suorittavat hallitus, tilintarkastajat, toimitusjohtaja, konsernin johtoryhmä sekä konsernin talousosastot. Seurantaa toteutetaan jatkuvan toiminnan muodossa osana päivittäisiä työtehtäviä tai erillisinä toimeksiantoina.

Konsernin tavoitteena on sisällyttää valvonta kaikkeen päivittäiseen toimintaan. Tehokas sisäinen valvonta edellyttää että työtehtävät on jaettu asianmukaisesti ja että mahdolliset vaaralliset työyhdistelmät eliminoidaan. Valvonnan välineitä ovat muun muassa konsernitason ohjeet, taloudellisen raportoinnin tarkastuspisteet, kirjanpito- ja raportointiohjeet sekä johdon säännölliset liiketoimintakatsaukset.

Konsernin toiminnan laajuus huomioiden sillä ei ole erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Sisäinen tarkastus on järjestetty siten, että tarkastuspalvelu ostetaan tarvittaessa konsernin hallituksen valitsemalta ulkopuoliselta riippumattomalta, ammattitaitoiselta ja riittävästi resurssoidulta palvelun tarjoajalta, joka on pääsääntöisesti KHT-yhteisö.

Riskien arviointi ja kontrollitoimenpiteet

Taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien arviointi on osa konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisjärjestelmää. Taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistamiseksi Incap on määritellyt taloudellisen raportoinnin tavoitteet. Riskienarviointiprosessin tarkoituksena on taloudellisen raportointiprosessin riskien tunnistaminen ja analyysi sekä riskienhallintakeinojen määrittäminen.

Riskien hallitsemiseksi kontrollitoimenpiteitä asetetaan kaikille organisaatiotasoille. Taloushallinnon henkilöstö on erityisen merkittävässä asemassa, sillä heidän vastuullaan olevat kontrollitoimenpiteet kohdistuvat moniulotteisesti konsernin liiketoimintayksiköihin ja toimintoihin.

Tilikauden 2015 aikana keskityttiin erityisesti liiketoiminnan ja kassavirran ennustamisen kehittämiseen ja parantamiseen. Lisäksi asiakaskannattavuuden seurantaan kiinnitettiin erityistä huomiota. Loppusyksystä otettiin käyttöön uusi konsernin budje-tointi- ja ennustetyökalu raportointiriskien minimoimiseksi. Tätä kehitystyötä tullaan jatkamaan myös tulevalla tilikaudella. Yhtiössä ei ole järjestetty vuosina 2012-2015 sisäisiä tarkastuksia omin resurssein eikä ostopalveluna.